Cobrança de dívida contratual entre empresas: por onde começar?

Comece pela existência e pelo valor da dívida

Uma empresa pode ter várias faturas vencidas e, ainda assim, não dispor de um arquivo capaz de sustentar a cobrança de imediato. Antes de enviar uma notificação, confira quem contratou, o que foi entregue, quando a obrigação venceu e se houve devoluções, descontos, compensações ou pagamentos parciais. O valor pedido deve poder ser explicado por uma memória de cálculo, com principal, atualização e encargos previstos no contrato e na lei.

Reúna proposta aceita, contrato e aditivos, pedidos, notas fiscais, comprovantes de entrega ou aceite, mensagens comerciais, extratos e recibos. Se o negócio foi verbal, registros de execução e comunicação podem ser decisivos. A organização também permite identificar uma objeção legítima do devedor antes que ela apareça em juízo.

Negociação e notificação documentadas

Uma tentativa de solução pode recuperar o crédito mais rápido e preservar a relação comercial. A comunicação deve identificar a obrigação, apontar o cálculo e oferecer canal para conferência ou proposta. Evite ameaças, exposição pública do devedor e exigências que o contrato ou a lei não sustentam. Em negociação parcelada, registre valores, vencimentos, consequências do atraso e poderes de quem assina pela empresa.

A notificação pode ter função probatória e, em certas hipóteses, ajudar a constituir o devedor em mora. O efeito jurídico depende de existir prazo certo ou de outras circunstâncias. O Código Civil, especialmente os arts. 389, 395 e 397, trata das consequências do inadimplemento e da mora. Não presuma que uma mensagem genérica resolve qualquer questão de vencimento.

Qual caminho judicial combina com os documentos?

O Código de Processo Civil exige, para a execução, obrigação certa, líquida e exigível, apoiada em título executivo. O art. 784 enumera documentos que podem ser títulos, como certos documentos públicos, cheque, nota promissória e documento particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas, ressalvadas as regras específicas para títulos eletrônicos. Nem toda planilha, nota fiscal ou contrato sem requisitos legais permite executar diretamente.

Se há prova escrita, mas sem eficácia de título executivo, a ação monitória pode ser uma alternativa. O art. 700 permite pedir quantia, entrega de coisa ou cumprimento de obrigação. A petição deve apresentar o valor e a memória de cálculo. Se a relação ou o próprio cumprimento estiverem muito controvertidos, pode ser necessário o procedimento comum de cobrança, com produção de prova mais ampla. A escolha afeta custo, tempo e defesa possível do devedor.

Uma empresa credora também precisa analisar se o contrato prevê arbitragem, foro, mediação ou etapas obrigatórias de solução de conflito. Esses pontos não apagam a dívida, mas podem alterar a forma de exigir o pagamento.

Atenção à prescrição e às garantias

O prazo para agir não é sempre o mesmo. O art. 206, § 5º, I, do Código Civil fixa cinco anos para a pretensão de cobrança de dívida líquida constante de instrumento público ou particular. Se a obrigação não se enquadra nessa descrição, ou se o pedido é outro, a regra pode mudar. O termo inicial, eventual interrupção e parcelamentos também exigem exame do caso. Por isso, deixar a carteira de inadimplentes sem acompanhamento pode significar perda da pretensão de cobrança.

Confira se há fiador, aval, garantia real ou seguro e se os documentos necessários estão disponíveis. A existência da garantia não autoriza automaticamente qualquer medida contra o garantidor; extensão e requisitos devem ser verificados. Se o devedor sinaliza dificuldade financeira, uma negociação documentada pode ser mais útil que uma demanda mal instruída.

Para questões sobre obrigações, contratos e recuperação de crédito, veja Direito Empresarial. O artigo sobre inadimplemento em prestação de serviços aprofunda o caso em que a dívida depende de comprovar entregas e aceite.